2011年1月11日 星期二

E-mail商業實用英文~1

. 2011年1月11日 星期二

「主旨」說明,提供您簡化書信內容的解釋:
1. Quotation報價
2. Sample樣品
3. Catalogue型錄
4. Order/purchase order訂單
5. Contract合約
6. Shipment裝船(運)
7. Damage損壞
8. Shortage數量短缺
9. Complaint抱怨
10. Agency代理權
11. Payment付款
12. Inquiry詢問



較長的「主旨」說明,以提醒收信者注意您的商用書信,但是以不超過五個單字的簡易句子為原則,以免過於冗長:
1. Making an appointment安排會議
2. Looking for Customers尋找客戶
3. Extending Business拓展業務
4. Trade Proposal商務計劃
5. Agreement on Conditions of Business交易條件協議
6. Trade Inquiry商務詢價
7. Selling Offer賣方報價
8. Buying Offer買方報價
9. Placing an Order下訂單
10. Follow-up進度查詢
11. Sales Contract 買賣契約
12. Claims and Adjustments索賠與調處
13. Establishment of Agency Ship建立代理關係


「稱謂」
怂Dear Sir,:「敬啟者」,用在「只知其人不知其名」的狀況下。
悯My dear Sir,:「敬啟者」,用在「只知其人不知其名」的狀況下。
惮Dear Sirs,:「敬啟者」,用在只知為一群人中的「某一人」。
愤Dear Madam,:「親愛的小姐」,表示對不分已婚或未婚也不知其名女士的稱呼。
怃Dear Mr.[Mrs.] Wang,:「親愛的王先生[王太太]」,用在知道對方的姓氏。
挚Dear Miss Jones,:「親愛的瓊斯小姐」,表示對未婚女士的稱呼。
扑Dear Ms. Jones,:「親愛的瓊斯小姐」,表示無法確定對方是否已婚或未婚的女士稱呼。
捞Dear Doctor Wang,:「親愛的王醫師」,用在知道對方的職稱。
拨Gentlemen::「敬啟者」,用在只知為一群人中的「某一人」。
挠To whom it may concern,:「貴寶號鈞鑒」,用在不知道收件者是誰或寫給公司、部門時使用。
抚Dear Chris, :「親愛的克裡斯」,用在熟悉對方的情況。
掸Hi Chris, :「嗨,克裡斯」,用在與對方有一定的交情的情況。


Opening「開場白」:
1. 簡單打招呼,例如:
It's been a long time since~自從~已經很久了
2. 已知道對方的問題
We are terribly sorry for~關於~我方很抱歉
We hear from~我方得知~
We regret to know很抱歉得知~
3. 已收到對方的來信
Thank you very much for your letter dated~感謝您~日期的來信
We are pleased to receive your letter~很高興收到您的來信
As requested in your letter ~根據您來信要求~
4. 回覆對方的詢問
In response to your letter~回覆您的來信~
As regards to ~事關~事件
In connection with ~這是有關於~事件

「客套結束語」
1. 期待語句,例如「be looking forward to ~」靜待得到~:
We look forward to receiving your reply.
我方期望得到您的回覆。
I am looking forward to your comments.
我將靜待您的建議。
2. 感謝語句,「Thank you for~」感謝您的~:
Thank you for your close cooperation with us in this matter.
感謝您對於此一事件的協助。
Thank you again for your attention.
感謝您對於此事的注意。
3. 要求語句,「Please tell[inform] us~」請告訴[通知]我方~:
Please inform us your decision soon.
請盡快通知我方您的決定。
Please tell us whether you may accept it.
請告知我方您是否會接受。
4. 詢問語句,「Will you please~」能請您~:
Will you please reply us before this Wednesday?
能請您盡快在這個星期三前回覆嗎?
Will you please send us a copy of your latest catalogue?
能請您寄給我方一份您的最新目錄嗎?
5. 堅信語句,「We trust [believe、await]~」我方相信[堅信、等待]~:
We trust you will now attend to this matter without further
delay.
我方相信貴公司會毫不延誤地關心此事件。
We await your satisfactory to our quotation [service、product].
我們等待貴公司對我們的報價[服務、商品]感到滿意!
6. 謙虛語句,「You are the welcome to ~」,歡迎~,例如:
You are always the most welcome to contact us.
歡迎您隨時與我方聯絡。
You are welcome to ask us for any cooperation.
歡迎您隨時要求協助。
敬辭:
Sincerely yours,
Very sincerely yours,
Faithfully yours,
Yours very truly,
Very respectfully yours,
Regards,
Best regards,
Best wishes,
Warmest regards,


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