2011年12月8日 星期四

英文書信結構要素

. 2011年12月8日 星期四

(1 )信頭(Letterhead)。

信頭包括發信人的地址和發信日期。很多人不太注意保留信封,在信內的打上發信人地址就方便收信人回信。如果使用已經印好信頭的信紙,就只要打上發信日期。 信頭位於信的最上方,原則上首先按從小到大的順序(正好與中文書信相反),門牌號碼和街名或單位名佔一行(太長可佔兩行),城鎮名和郵政編碼佔一行,國名 佔一行。然後是發信日期,它是信頭的最後一行,可以寫成日月年(英式)也可寫成月日年(美式),如:May8,1996或8May,1996. 必然說明的是,月份要寫英文名稱,否則有可能產生歧義,如5/8/1996,美國人會理解為1996年5 月8 日,而英國人則理解為1996年8 月5 日。
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(2 )封內地址(Inside Address)。 封內地址包括收信人的姓名和地址。封內地址必須和信封地址一致,否則就是出了差錯,收信人此時可將信退回或按封內地址轉寄。封內地址的第一行是收信人姓名,第二行職務,從第三行開始寫收信人地址,寫出法原則上和寫發信人地址一樣。

(3 )稱呼(Salutation)。
稱呼應與親近程度相吻合。最為正式的也是最不親近的稱呼為Dear Sir(英國用)或Dear Genteman (美國用),一般用於給政府機關、官員的公函中,或用於首次往來的商業書信中。比較熟識的人由應稱他的姓,最隨便也是最親近的稱呼是直呼其名,一般用於親 朋好友,但應注意,稱姓時只稱姓,不要又稱名,而稱名時 不要加Dr或Mr. 如某人全名為William.另外,如果對方為女性卻不知應稱Mrs.還是Miss時可稱Ms. 。稱呼後面的標點英國人習慣用逗號,而美國人習慣用冒號(親朋好友之間可用逗號)。

(4 )正文(Body)。 

正文是信的主體,和中文書信的要求一樣,正文的內容要主題突了出、層次清楚、語言簡潔、表達準確。如果正文很長需要幾張信紙聯頁時,則應在每張聯頁左上端都註明頁數和收信人名稱,如:Mr.WilliamJ.Hall
 
(5 )結束語(Complimentary Close)。

結束語是習慣的客套用語,它必須和前面的稱呼遙相呼應。如果前面稱Dear Sir,則應選擇下列結束語:Very simcerely yours ,Vedry respecrfully yours,Very truly yours ,Sincerely yours 或Yours sincedrely,Respe-crfullky yours 或Yours respecrfullyFaithfully yours 或 Yours faith-fully.如果前面稱姓,則應選擇下列是結束語:Sincerely yours 或Yours sincerely ,Truly yours 或Yokkurs truly ,Yours ever. 如果前面稱名,則表示寫信人與收信人的關係親近友好,應選擇下列結束語:SincerelyYours,Love,All my love.

(6 )簽名和發信人姓名(Signaturd and Name Addresser)。
簽名因為是親筆手寫,可能不好辯認,因此必須還要列印出來。簽名只需簽姓名,不需加Mr. 或Mrs.,以及學位頭銜等,但列印姓名時,因為中文名沒有性別之分,所以中文拼音名前就加Mr.或Mrs.,Miss.,Ms.,以便收信人辨認,英文 名男性不必加Mr.,但女性要加Mrs.,Miss.,Ms. ,列印名後面可加學位頭銜等。

一封完整的英文書信必須依序包 含上述六個要素。如果信件有附件並有必要提醒收信人,可在第六個要素之後加上附件注記(Enclosure 或Encl.)。如果整封信寫好後又發現遺漏了什麼,可在附件注記之後加上又啟(Postscript)或其縮寫(P.S.)進行補充。

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